日本企業の99.7%が中小規模の企業である。多くの従業員は中小企業で勤務しているが中小企業の営業基盤は決して盤石とは言えず、従前から続く営業努力でその場をしのいでいるのが現状である。
幾度とマスコミ等で取り上げられている日本企業の労働生産性の低さは長時間労働と豊富な労働力に支えられてきたが、経営環境の変化し、労働人口の減少は既に過去の労働成功体験が今後継続することはできなくなった。
当社では採用できるひとがいないなら、ひとがいなくても仕事量をこなせるようにすればいいのではないかと考え、ＤＸに取り組んだ。
だれでもＤＸに込められた思い
地方の衰退が叫ばれ始めて久しいですが、私の会社がある高知県では毎年1万人超える人口が減少しています。人口の減少と高齢化が進みほとんどの地方では人材確保に苦労していますが、今後さらに労働人口の減少は避けられません。人を増やすことが出来ないならば企業が営業活動を続けるには少ない人数で同じ仕事量をこなす労働生産性を高める必要があります。そのためには企業はＤＸを中心とした経営方法に変更しなくてはなりません。すでに地方が生き残るためにはＤＸは必要不可欠な変化です。
デジタルに疎い人がＤＸの文字だけ見ると何を意味しているのかが解りません。例えると自動車やインターネットを比較できる顔と思います。遠い過去に自動車が販売地域を拡大し、インターネットがその範囲が世界中に広がったように、ＤＸ化で今まで想像もできなかった世界への販路拡大を目指すことも可能です。
ＤＸ化は消滅に向かって進んでいる地方の中小企業には最後の希望です。そのための変える勇気と実行力が必要なのです。
もう始まっている地方の崩壊
日本では人材の確保が難しくなっています。地方では働く人が存在しません。給料を増やしても、働ける人が存在しないのです。定年を過ぎても働いていた世代は後期高齢者を迎えて引退してしまい、働ける世代を確保しようにも、古い体質の企業に若者は応募さえしてもらえません。このままでは多くの中小企業は存続の危機が訪れているのです。 私の知り合いの子供さんは地元で就職していましたが、東京の店舗が人手不足で移動となりました。全国チェーンが給与アップと借り上げ社宅を用意して従業員を確保しているのですから、地方の中小企業が給与を上げても若い世代にアピールすることは出来ません。誰もその中小企業を知らないのですがらアピールのしようがありません。
地方の特に中小企業の課題は人材確保、属人化業務、アナログ処理が挙げられます。 先ほどの働く人がいないは高齢化と若者の流出が原因です。中小企業よりも大企業へ、地方よりも都市へ、この流れは止められることはないでしょう。地方では労働者人口の減少はすべてのサービスに影響を及ぼしています。
次に属人化業務です。その人が業務のすべてを取り仕切っているために改善させるべき業務も今まで通りとなってしまいます。これは経営者やその親族が関係しているとより鮮明になります。
最後にアナログ処理です。アナログ処理の多くは取引先の都合によって継続されることが多そうです。例えば建築関係は職人さんが現場から電話で直接注文するようなケースが多々見受けられます。また、ＦＡＸでの注文以外は受け付けない企業も存在します。 これらの問題をＤＸで簡単に、すべて解決できるとは思いません。しかし、今やらないと手遅れになることは解ります。地方の中小企業はすぐそこに消滅の危機が迫っているのです。
当社のＤＸ化
当社では海外から輸入した商品をインターネット通販で販売することを生業としていたことから、一定の知識やスキルはあったのかなと思います。仕入、販売、決済、入金、支払は全てオンライン上で一部は自動で行われていましたし、採用できるサービスは採用していましたので、今までも問題ありませんでした。
ＤＸについて調べてみると今の仕事を置き換えるだけではなく、ＤＸを中心に業務を組み立て直して、市場での優位性な立場になることとあります。具体的にはモバイル、自動化、外注に取り組みました。
手始めに業務の断捨離に取り組みました。一日の業務を見直し、当社でやるべき仕事に集中できるよう業務を整理しました。
最初に発送業務の外注に取り組みました。一日の中で多くの時間を発送業務に使時間を取られていて、発送関連業務が一日約４時間。仕事時間の半分を使っています。発送業務は以前から発送代行倉庫の契約があったので、こちらが発送を切り替えるだけで手続きは完了です。注文が入れば自動で倉庫から発送してくれます。その前後のメール案内も自動です。在庫管理ツールを使えば複数のサイト分をまとめて一元管理されるので在庫切れの品物を売ってしまうがなくなりました。
海外から仕入れる商品には検品とJANコードの貼り付けお願いすることで商品を直接倉庫に入庫できるようになると、当店を通さずに輸入、入庫、発送まで自動で行われるようになりました。
次に帳票をまとめることにしました。今までもマイクロソフトのオンラインサービスでファイルを保管していましたが、データベースツールを使ってファイル、メール、チャット履歴を一元管理することにしました。採用したツールにはAI機能が搭載されていて一元管理されたデータの保存されたファイル、メール、チャットの中から一瞬でキーワード検索できるようになりました。
まだ本格的に使いこなしているとは言い難いのですが、アプリでも使うことで外出中でも仕事ができるようになりました。どこにいても顧客対応が可能です。今までオフィスで業務をこなしていた時には常時オフィス存在することが必要でしたが、外出も可能となった今では営業活動や外出訪問が可能となりました。
最後に電話注文には公式ＬＩＮＥでの対応に切り替えました。ＬＩＮＥはパソコン操作が苦手な方にも ＤＸを採用した理由は営業時間に空きを作り新規事業に時間を割くことが目的です。新しいことにチャレンジするには稼働できる時間が必要です。時間を作り、作った時間でＤＸを使って新規事業にチャレンジする流れができれば事業の成長が目指せるのです。
ＤＸ導入の障壁
ＤＸ採用の障壁となるのは、資金面、人材、知識の３点が挙げられます。 資金面は専用アプリの開発コストの高さです。数百万から１千数百万まで、細かい仕様にこだわってしまうと予算は跳ね上がります。当社でも予算は出せても数十万、百万円を超える予算など到底無理です。
次に人材。ＤＸを推進しようとしても専門の社員を雇う余裕はありません。幸いなことに当社はインターネット通販を行っっている会社なので、商売の基本的ツールはほぼデジタルツールを使っていたので、新しいツールにも触れているうちになんとなく操作方法が分かるようになりました。
最後に知識。知識とは中小企業の経営者がＤＸの必要性を理解しているのかという問題です。実はこの点が最も重要であり難関です。長年商売を続けてきた経営者は自分の仕事に自負を持っています。新しいことをやるべきと思っていても従前から続く仕事のやり方を変えるには抵抗がある方が多いのです。その上に多くの経営者はＤＸの何から取りかかればいいのかはわかってません。
この問題点を当社がどのように解決したのかをお伝えします。資金面はできるだけ安いクラウドタイプのツールを探しました。私でも使えて、低価格のツールを探しました。更に無料アカウントや試用期間で多くのツールに触れました。そして、ツールを使いこなすにはネットで使い方を調べられることや動画がアップされていることがポイントだと気が付き、使っている人の多いツールの採用を決めました。具体的にはチャットアプリはslackが世界的人気を誇りますが、国内ではLINEの普及率が高いことから、LINE WORKSの方が使いやすいのではないかと考えています。
人材については、ひとりの場合は自分が覚える必要はあります。複数の従業員がいる場合には外注に積極的に使いました。生産性向上や業務の効率化は一部従業員の犠牲の上に成り立ってはいけません。通常業務に負担が掛かってしまうようであれば外注先を探しましょう。 当社ではツールを採用して手作業の業務を自動化させました。
知識については外注すればその必要はないと思われるのですが、経営者の理解がＤＸ成功の鍵だと思っています。中小企業の場合予算や取り組みには経営者の判断が必要で経営者が使っていない場合予算は無駄な予算として打ち切られる可能性があります。
また反対勢力と対立してしまうことも考えられます。ベテラン写真になると、今までの業務を変更してまで新しいことに取り組む必要はあるのかを問い、新しいことへの変更に抵抗しようと考える従業員もいるかと思います。この場合にも経営者が直接その意義を説明し、納得させることが出来なければＤＸ化を達成することが出来ません。つまり経営者自らがＤＸの深い理解を持ち、自らが率先してＤＸ化の先頭に立たなければ社内にＤＸが浸透することは不可能でしょう。
ＤＸ化の目的１ ～業務の効率化～
- 繰り返しの作業を自動化
- 新規事業への対応時間増加
- 残業の減少
当社では発送業務をツールを使って自動化しました。ツールも揃っていたので問題なく移行できました。毎日の発送作業時間が最大月１００時間の削減しました。空いた時間は新規事業への取り組むに活用しています。また残業時間は大幅に減るもしくはなくなるでしょう。当社ではなくなりました。
ＤＸ化の目的２ ～生産性向上で収益の改善～
- 自動化でひとりでも多くの業務をこなせる
- 今までは外注する必要があった業務を自動化で外注コストの圧縮
- 経験の豊富な従業員の雇用を続けることができる
ＤＸ化の目的３ ～地域社会への影響～
- 新しい取り組みを行うことで新規採用の可能性が高くなる
- 業務効率化によるコストダウンを達成して中小企業の生き残りが可能となる
- ＤＸで競争力が高まる
業務の効率化による生産性の向上による経営基盤と競争力の強化、給与アップによる人材の確保、当社のコンサルティングによるＤＸ知識の習得が実現します。先に当社が指摘していたＤＸの問題点は解決されるのです。 収益性の高さは他社との競争に勝てきる可能性が高くなります。品質の高さが海外の企業とも価格で対抗することも可能です。
企業としての社会的価値
当社の最終目的は自社で構築したＤＸ化の手法を中小企業にも広げ、すべての中小企業が強い経営基盤を構築することにあります。自社の経験を活かしてＤＸコンサルティングの販路を広げ、生産性を高めた企業に生まれ変わり、さらなる成長を目指すことを目的としています。
